Allgemeines
Die Grundlage der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft bilden die Haushalts- und Wirtschaftsführungs-Verordnung der Studierendenschaften NRW sowie die Finanz- und Haushaltsordnung der Studierendenschaft in Verbindung mit der Beitragsordnung.
In der Beitragsordnung wird der Semesterbeitrag festgelegt, den alle Studierenden der UPB jedes Semester zahlen müssen. Mit Ausnahme des Sozialbeitrags des Studierendenwerks landet der gesamte Semesterbeitrag beim AStA und wird von diesem auf Grundlage eines Haushaltsplans verwaltet. Der jeweils gültige Haushaltsplan ist hier zu finden:
Bezuschussungen
Jedes Haushaltsjahr werden Mittel zur Bezuschussung von Studienfahrten, Bildungsfahrten und Exkursionen sowie von Kulturveranstaltungen durch studentische Gruppierungen im Haushaltsplan vorgesehen. Antragsberechtigt sind alle Gruppen von Studierenden der UPB, auch wenn sie nicht als Initiative anerkannt sind oder einem Fachschaftsrat angehören.
- Beschreibung der Exkursion bzw. Kulturveranstaltung inkl. Zeitplan (vor allem bei Exkursionen) und Zielsetzung bzw. Erläuterung, warum die Exkursion bzw. Kulturveranstaltung für die Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft wichtig ist
- Kurze Vorstellung der veranstaltenden Gruppierung
- Tabellarische Kostenkalkulation inkl. der Mittel, die vom AStA beantragt werden
Die übliche Antragssumme für Kulturveranstaltungen beträgt 500 €, die für Exkursionen 1000 €. Ob im jeweiligen Haushaltsjahr noch Mittel zur Verfügung stehen, kann beim Finanzreferat erfragt werden. Beachtet bitte, dass Bezuschussungen nur über eine Rückerstattung der Kosten nach der Veranstaltung bei Einreichung eines Antrags auf Kostenrückerstattung und entsprechender Rechnungen erfolgen kann.
Außerdem erstattet der AStA Initiativen und Fachschaftsräten die Teilnahme- und Reisekosten für bis zu zwei Teilnehmende an Konferenzen. Ob eine Kostenerstattung möglich ist (im Hinblick auf vorhandenes Budget sowie Förderfähigkeit der jeweiligen Konferenz), beantwortet das Finanzreferat. Bei einer Erstattung von Teilnahmegebühren ist die Vorlage einer Teilnahmebestätigung notwendig.
Infos für Initiativen und Projektbereiche
Vom Studierendenparlament anerkannte Initiativen haben Anspruch auf ein Budget von 250 € pro Jahr für die Erfüllung ihrer Aufgaben. Projektbereichen steht das auf Grundlage ihrer Bedarfsanmeldung im Haushaltsplan veranschlagte Budget zu.
Zur Inanspruchnahme des Budgets siehe unten (Abschnitt „Zahlungsverkehr“).
Alle Initiativen und Projektbereiche sind zur Erstellung eines jährlichen Rechenschaftsberichtes verpflichtet. Die Richtlinie zur Erstellung ist hier zu finden:
Infos für Fachschaften und Fachschaftsräte
Gemäß § 36 Abs. 1 Finanz- und Haushaltsordnung erhalten die Fachschaften 10 % des allgemeinen AStA-Beitrags für die Erfüllung ihrer Aufgaben. Alle Informationen zur Haushalts- und Wirtschaftsführung der Fachschaften und Fachschaftsräte sind in diesem Leitfaden zu finden:
Die dazugehörige Richtlinie für die Erstellung von Rechenschaftsberichten sowie die Vorlagen zur Kassenanordnung sowie zum Haushaltsplan sind ebenfalls hier zu finden.
Zahlungsverkehr
Die Inanspruchnahme von Mitteln der Studierendenschaft ist grundsätzlich auf zwei Arten möglich: Durch die Einreichung von Rechnungen zur Begleichung durch den AStA sowie durch die Rückerstattung verauslagter Kosten.
Bei Fragen oder Unklarheiten sollte im Vorfeld immer das Finanzreferat kontaktiert werden, um Problemen bei der Abwicklung vorzubeugen.
Rechnungen
Zu begleichende Rechnungen können per Mail an das Finanzreferat oder in Papierform beim AStA eingereicht werden. In der Mail bzw. auf der Rechnung in Papierform muss kenntlich gemacht werden, dass die Rechnung vom Budget der Initiative/des Projektbereichs etc. beglichen werden soll, bei Projektbereichen muss zudem der gewünschte Haushaltstitel angegeben werden.
Kostenrückerstattungen
Zur Rückerstattung von Kosten ist grundsätzlich der Antrag auf Kostenrückerstattung einzureichen. Bei digitalen Belegen/Rechnung kann die Einreichung per Mail beim Finanzreferat erfolgen, Belege/Rechnungen auf Papier sollen im Original beim AStA eingereicht werden.
Folgendes ist hierbei zu beachten:
- Die Erstattung ist nur mit vollständigen Belegen/Rechnungen möglich.
- Die Belege sollen nummeriert und in korrekter Reihenfolge an den Antrag geheftet werden.
- Ausgaben für Pfand werden nicht erstattet, sie müssen vom Erstattungsbetrag abgezogen werden.
- Für Bewirtungsaufwendungen (Speisen und Getränke) muss zusätzlich ein Bewirtungsbeleg eingereicht werden (siehe unten).
- Für die Erstattung von Reisekosten muss stattdessen ein Antrag auf Reisekostenerstattung gestellt werden (siehe unten).
Bewirtungen
Immer, wenn Speisen und/oder Getränke Mitgliedern der Studierendenschaft oder Gästen unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, handelt es sich um eine Bewirtung, für die ein Bewirtungsbeleg auszufüllen ist.
Ist die Veranstaltung, bei der die Bewirtungskosten anfallen, nicht öffentlich und sind mehr als die Hälfte der bewirteten Personen Mitglieder des Organs, Projektbereichs oder der Initiative der Studierendenschaft, welche bewirtet, ist auf dem Bewirtungsbeleg eine gesonderte Erläuterung einzureichen, welche darlegt, warum die Veranstaltung notwendig für die Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft ist.
Reisekosten
Bei angefallenen Reisekosten ist der Antrag auf Reisekostenerstattung auszufüllen und einzureichen, mit dem die Reisekosten angelehnt an den Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes NRW abgerechnet werden.
Honorarabrechnungen
Für die Auszahlung von Honoraren bei Veranstaltungen, Konzerten, Vorträgen etc. ist die Honorarabrechnung auszufüllen.
Wichtig: Hierbei handelt es sich nicht um einen rechtsgültigen Vertrag, die Entscheidung über die Gewährung des Honorars trifft das Finanzreferat.